Отдел сопровождения мероприятий (ОСМ)

e-mail: expo [at] sfu-kras [dot] ru
телефон: +7 (391) 206-20-43

Направления работы

  • организационное сопровождение внешних и внутренний, научных и общественных мероприятий на стадии их подготовки и реализации (симпозиумы, конгрессы, конференции, круглые столы, совещания, приёмы делегаций и т. д.);
  • координация деятельности конференц-зала (аудитория Б1-01): предоставление аудитории и технико-организационное сопровождение проводимого в ней мероприятия;
  • проведение экскурсий по территории кампуса университета для принимаемых в рамках мероприятий делегаций;
  • осуществление организационного сопровождения участия делегации Университета в выставках/презентациях.

Цели и задачи

  • оргсопровождение мероприятия:
    • аккумулирование и обработка заказов/запросов на проведение мероприятия;
    • поддержание обратной связи с заказчиком мероприятия;
    • написание и согласование всех сопроводительных документов, обеспечивающих реализацию проведения мероприятия (приказы, служебные записки, договоры и т.п.);
    • выполнение всех организационных работ в соответствии с согласованным с заказчиком (внутренним подразделением, внешней организацией) техническим заданием на проведение мероприятия.
  • координация деятельности конференц-зала:
    • обработка заявок на предоставление аудитории и согласование с заказчиком условий её предоставления в соответствии с регламентом (ссылка на регламент предоставления аудитории б1-01);
    • координация технического сопровождения мероприятия в момент его проведения.
  • проведение экскурсий:
    • обработка заявок на проведение экскурсии и согласование с заказчиком условий её проведения.
  • организационное сопровождение участия Университета в выставках:
    • обработка заявки подразделения Университета на участие в выставке/презентации;
    • формирование и согласование пакета документов, обеспечивающих участие Университета в выставке/презентации (составление приказов, служебных записок, договоров).
Павлюц Сергей Сергеевич
начальник
+7 (391) 206-20-43, spavlyuts [at] sfu-kras [dot] ru, страница сотрудника
Акулова Людмила Олеговна
специалист
Дроздова Анна Николаевна
специалист
+7 (391) 206-20-43, ADrozdova [at] sfu-kras [dot] ru, страница сотрудника
Матысик Никита Алексеевич
специалист
+7 (391) 206-20-43, expo [at] sfu-kras [dot] ru, страница сотрудника
Моргун Виктория Геннадьевна
специалист
+7 (391) 206-20-43, VGMorgun [at] sfu-kras [dot] ru, страница сотрудника

Этапы организации научной конференции (семинара, форума) в Сибирском федеральном университете:

  1. Определение категории научного мероприятия в соответствии с приказом ректора:
    1. Международная конференция (конгресс);
    2. Конференция (конгресс) с международным участием;
    3. Всероссийская конференция;
    4. Вузовская конференция.
  2. Составление предварительной сметы расходов, с включением следующих пунктов:
    1. организация визита приглашенных специалистов (трансфер, проживание, питание, страховка);
    2. транспортные расходы (трансфер участников от гостиницы до места проведения конференции);
    3. организация питания (кофе-брейк, приветственный ужин, и т.д.);
    4. организация экскурсий (по городу, ГПЗ «Столбы»);
    5. пакет участника (базовый, VIP);
    6. синхронный перевод (работа переводчиков, расходные материалы: батарейки, наушники);
    7. оформление пространства (баннеры, флажки);
    8. услуги библиотечно-издательского комплекса.
  3. Определение места проведения мероприятия
    1. На базе Университета
      Необходимо заблаговременно связаться с лицами, ответственными за аудиторный фонд и предварительно забронировать аудиторию:
    2. На базе сторонней организации (необходимо определить условия предоставления помещений)
  4. Подготовка приказа
    1. проект приказа (по вопросам оформления обратиться в отдел сопровождения мероприятий);
    2. приложение 1 — Программа конференции;
    3. приложение 2 — Список иностранных докладчиков (согласовывается с УМС, 1 отделом);
    4. приложение 3 — Смета.
  5. Размещение информации о мероприятии на сайте СФУ в разделе Конференции
    Необходимо отправить письмо на электронный адрес редакции сайта info@sfu-kras.ru с приложенными документами:
    1. приказ;
    2. информационное письмо о конференции;
    3. координаты ответственного от конференции для получения прав редактирования информации на ресурсе.

При возникновении дополнительных вопросов, вы можете обращаться в отдел сопровождения мероприятий: +7 (391) 206-20-43, expo@sfu-kras.ru

Список выставочного оборудования

Наименование Описание Количество Изображение
Система «Джокер» (джокерная система) Труба хромированная (d=25 мм, размер 200x200 см) 20
Труба хромированная (d=25 мм, размер 300x200 см) 1
Roll-up (роллерный мобильный стенд) Стенд в чёрном тубусе, верхний и нижний профиля зажимные, материал: алюминий, размер баннера: 100x200 см 20  
L-стенд Стенд в чёрном тубусе, верхний и нижний профиля зажимные, материал: алюминий, размер баннера: 85x200 см 20  
Указатель Материал держателя: оргстекло, 1 карман A4, высота: 136 см 10  
Eclipse-система Материал: алюминий, размер: 2,5x100 см 10

Стойка для стендовых докладов Материал: металл, размер: 85x120 см 5
Стойки ограждения Металлические стойки на круглом основании с вытягивающейся лентой, высота: 91 см, диаметр основания: 32 см, покрытие: хром гальваника, длина ленты: 2 м 2  
Металлические стойки на круглом основании с вытягивающейся лентой, высота: 91 см, диаметр основания: 32 см, покрытие: хром гальваника, длина ленты: 5 м 2
Настольные флагштоки Материал: пластик, высота: 30 см. размер флага: 20x10 см, 1 шток 10  
Материал: металл, высота: 30 см, размер флага: 20x10 см, 1 шток 10
Материал: металл, высота: 30 см, размер флага: 20x10 см, 3 штока 30
Настольные бейджи Материал: прозрачный пластик, размер: 297x105 мм, возможность размещать информацию с обеих сторон 20
Демо-система Вращающаяся настольная дисплейная система, демопанели формата A4, 30 демопанелей 1
Настольная дисплейная система, демопанели формата A4, 10 демопанелей 2

Вы можете отметить интересные фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.